Politique de confidentialité

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1.    Utilisation de vos données à caractère personnel

 

Nous n’utilisons vos données à caractère personnel que dans les cadres strictement identifiés par la loi et uniquement lorsque cela nous est nécessaire ou que vous nous y autorisez.
Il s’agit principalement d’une utilisation dans le cadre de nos relations commerciales ou suite à votre autorisation, ou encore lorsque nous en avons l’obligation légale ou que nous y avons un intérêt légitime proportionné.

1.1.          Sur le site gem-services.fr

Lorsque vous naviguez sur notre site, nous collectons des données de navigation via la solution Google Analytics lorsque vous y consentez. Nous avons ainsi accès à des informations relatives à votre parcours sur notre site et au temps passé sur chaque page, à votre version de navigateur, votre périphérique et l’OS installé, à votre résolution d’écran. Un numéro d’identifiant vous est attribué automatiquement  pour vous identifier lors de nouvelles visites. Nous ne sommes pas en mesure avec ces informations d’accéder à votre identité. Nous utilisons ces données à des fins de statistiques et d’amélioration du service.

Lorsque vous nous contactez via notre formulaire de contact, vous nous transmettez votre identité, votre raison sociale, ainsi que votre adresse mail. Ces informations nous permettent de vous recontacter pour répondre à votre demande. Nous les traitons avec votre consentement lorsque vous sollicitez un contact.

1.2.          Au cours de nos prestations

Notre activité nous mène au cours de nos prestations à traiter pour votre compte des données personnelles en qualité de sous-traitant. Ces données sont celles des destinataires d’un mailing quelle que soit sa forme. Il s’agit généralement de données d’identité (nom, prénom, date de naissance…), de coordonnées (adresse postale, mail et téléphone) et de données de personnalisation du message que vous souhaitez adresser. Selon votre objet social et la nature du mailing, ces données sont susceptibles de revêtir une certaine sensibilité. Nous y accordons une attention particulière afin de leur assurer un haut niveau de confidentialité et de sécurité de façon concertée avec vous.

Notre relation commerciale fait l’objet d’un traitement de données à caractère personnel dont nous sommes responsables. Nous sommes amenés à traiter vos données d’identité, de coordonnées, de raison sociale et de règlement afin d’assurer la bonne mise en œuvre de notre contrat. Ces données peuvent également être traitées à des fins de prospection lorsque nous y avons un intérêt légitime proportionné à vos droits et libertés ou lorsque vous y consentez.

2.    Durée de conservation des données

2.1.          Sur le site gem-services.fr

Les données de navigation sont conservées de façon anonymisées.

2.2.          Au cours de nos prestations

Les données à caractère personnel de l’ensemble du fichier des destinataires de votre mailing sont conservées 90 jours après l’expédition de votre mailing, ou à défaut d’expédition à compter de la réception du fichier.

Les bons à tirer comprenant des extraits du mailing sollicité sont conservés sous format papier pour une durée ne pouvant excéder trois années après la fin de l’année civile où est intervenu le mailing.

Les données que vous nous confiez pour vous contacter ou qui sont nécessaires à l’exécution du contrat, à l’exception de l’ensemble de votre fichier de destinataires, sont conservées pendant une durée ne pouvant excéder trois années à l’issue de l’année civile du dernier mailing.

Les données de facturation sont conservées pour une durée de dix années conformément à la législation en vigueur.

3.    Sécurité des données

 

Nous nous assurons de la sécurité des données personnelles que vous nous confiez en mettant en œuvre les mesures techniques et organisationnelles correspondant aux standards du moment et au risque pesant sur elles. Nous veillons à ce que la sécurité de nos systèmes d’information y soit également adaptée pour éviter toute destruction, perte, altération, accès ou divulgation non autorisée de vos données personnelles.

4.    Transfert de données à l’étranger

 

Nous garantissons que vos données demeurent hébergées au sein de l’Union Européenne ou dans un pays présentant un niveau de garantie reconnu comme équivalent.

Notre outil statistique est hébergé aux Etats-Unis et respect le cadre défini par le bouclier de protection des données UE-Etats-Unis (« Privacy Shield »).

Les mailings papiers que nous réalisons pour vous sont susceptibles d’être expédiés dans tout pays de votre choix, notamment la Suisse.

Nous attirons votre attention sur le fait que lorsque vous sollicitez que nous réalisions un envoi hors de l’Union Européenne, Suisse et Etats-Unis exceptés, nous ne pouvons garantir que les données que nous expédierons pour votre compte feront l’objet d’un niveau de protection équivalent aux exigences européennes.

5.    Vos droits et comment les exercer

 

Vous disposez de plusieurs droits relatifs à vos données à caractère personnel notamment :

  • D’interrogation et d’accès aux données traitées
  • De demander la rectification de vos données
  • De demander la limitation du traitement de données ou de vous y opposer
  • De demander la suppression de vos données
  • De retirer votre consentement à tout moment lorsque celui-ci est la base du traitement
  • De demander la portabilité de vos données
  • D’introduire une réclamation devant une autorité de contrôle
  • De formuler des instructions sur le devenir de vos données après votre décès.

Lorsque le traitement de donnée résulte d’une obligation légale, nous ne serons pas en mesure de faire suite à votre demande de limitation, d’opposition ou de suppression.

Si l’exercice d’un de ces droits n’est pas compatible avec le service que nous proposons, nous ferons nos meilleurs efforts pour vous offrir d’exercer vos droits différemment ou pour vous proposer une modification de nos services.

Vous pouvez solliciter par courrier l’exercice de vos droits en écrivant à :

Service Informatique et Libertés
Gem Services
31 Boulevard J.F. Kennedy
25040 BESANÇON Cedex 9

Ou par mail à dpo@gem-services.fr

6.    Lorsque le traitement de données nous est sous-traité

 

Dans l’hypothèse où votre demande d’exercice de droit concerne un traitement de données pour lequel nous ne sommes que sous-traitant, nous transmettrons votre demande au responsable de traitement qui l’instruira et mettrons en œuvre les instructions qu’il nous formulera.

7.    Cookies

 

  • Un cookie est un fichier informatique qui s’enregistre sur votre disque lorsque vous consultez un site Internet tel que gem-services.fr. Les cookies que nous utilisons nous permettent de conserver des données vous concernant afin de personnaliser et de faciliter votre navigation lors de vos prochaines visites (par exemple : pages visitées, date et heure et mot de passe). Ils permettent également à nos partenaires de vous proposer des affichages publicitaires ciblés en fonction de votre navigation. Un cookie ne nous permet pas de vous identifier.
  • Les cookies ont une validité maximale de 13 mois ; au-delà, nous solliciterons à nouveau votre consentement à leur dépôt sur votre ordinateur.

8.    Modification de la politique protection des données personnelles

 

Nous sommes susceptibles de modifier à tout moment cette politique de protection des données personnelles pour la rendre plus claire, plus exhaustive et pour nous adapter aux changements de réglementation.